Основным недостатком организации конференций в гостиницах является отсутствие офисов, пригодных для работы секретариата и других служб при проведении крупных съездов, однако гостиницы предлагают более высокий уровень обслуживания и индивидуальный подход к клиентам, благодаря чему основными потребителями услуг гостиниц выступают компании.
Конгресс-центры с возможностью размещения под одной крышей всех видов услуг облегчают процесс общения делегатов, работу персонала, исключают транспортные проблемы, упрощают работу организаторов и делегатов и используются для крупных некорпоративных съездов и конференций.
Специализированные залы, принадлежащие университетам, профессиональным ассоциациям, национальным и международным организациям, торговым палатам, профсоюзам и муниципалитетам, становятся местами проведения небольших совещаний.
Принципиальными отличиями одного вида конференции от другого являются их социальное и экономическое значение, сложность организации и порядок проведения, численность участников (делегатов). Классифицировать конференции возможно по целям созыва, характеру работы, количеству участников и их качественному составу, уровню компетенции созываемых совещаний, периодичности созыва.
Автором определены пять этапов подготовки конференции:
1. принятие принципиального решения о проведении конференции: выбор и утверждение темы конференции, разработка календарного плана подготовки мероприятия;
2. определение параметров конференции: выбор места и сроков проведения, определение критериев участия и численности делегатов; выбор структуры работы конференции; бюджет;
3. формулирование требований к поставщику услуг;
4. выбор поставщика услуг.
5. составление спецификации и оформление заказа: транспортные услуги и услуги по проживанию и аренде конференц-залов (включая оборудование), услуги переводчиков, гидов и сопровождающих и т.д.
В соответствии с целями индустрии конгрессного туризма все совещания/встречи представляют собой организованные мероприятия, целью которых является объединение людей для обсуждения различных вопросов, и которые могут принимать разнообразные формы и иметь различные названия. Планирование и разработка концепции съезда или другого международного совещания напрямую связаны с целями, поставленными инициаторами созыва съезда. Соответственно, маркетинговая концепция организации должна быть направлена на достижение целей организации. В зависимости от параметров, определяющих их отличительные особенности, автором выделены три основных вида конференций (независимо от инициаторов их созыва):
собрания, носящие совещательный характер.
собрания, целью проведения которых является предоставление информации, обучение или образование.
другие рабочие совещания, имеющие своей целью выполнение контрольных функций.
Учитывая, что основными сегментами рынка конгрессного туризма выступают корпоративный сектор и сектор ассоциаций, автор выделяет следующие отличия рынка корпоративных совещаний от рынка конференций, проводимых ассоциациями:
участие в конкретном мероприятии может быть обязательным для участников;
компании самостоятельно выбирают место проведения совещания, не учитывая при этом пожелания участников;
работа по продвижению совещания менее важна; мероприятие часто имеет разовый характер;
более короткий период подготовки совещания; участниками являются собственные служащие или (внешние) партнеры организации;
по численности участников корпоративное совещание в среднем меньше, чем конференция, проводимая ассоциацией;
менеджер компании отвечает за организацию совещания, а ее сотрудники в случае необходимости привлекаются к процессу организации;
компания полностью финансирует совещание;
внутри компании различные мероприятия могут быть организованы различными отделами.
Потенциальные участники конференций, принимая решение о своем участии, стремятся к получению определенных выгод, которые, в свою очередь, могут быть сгруппированы в пять категорий: функциональные услуги, оказание помощи на месте, туристическая привлекательность региона, отсутствие неудобств, развлечения. Анализ мирового опыта развития конгрессного туризма, исследование его тенденций, выявление предпочтений деловых туристов позволили автору определить условия, которым должен отвечать город, выступающий потенциальным местом проведения конференции:
доступность (пересечение воздушных путей, железных и автомобильных дорог, близость к крупным центрам, легкость перемещения);
размещение (современные гостиницы на любой вкус и уровень платежеспособности и в достаточном для размещения участников количестве);
питание (развитая сеть ресторанов и закусочных с традиционной и местной кухней);
техническое обслуживание и оборудование съезда (помещения для заседаний и выставок и сопутствующие услуги, включая оборудование залов и возможность синхронного перевода);
наличие специально обученного и опытного обслуживающего персонала;
развлечения (большая культурная, спортивная и социальная программа, включая возможности для развлечения членов семей участников);
привлекательность города, включая гарантию безопасности посетителей;
туристское пространство (включая возможность организации экскурсионных программ).
Организация любой конференции – это, прежде всего, решение, предлагаемое заказчику специалистами в области проведения конференций. Среди субъектов рынка конгрессного туризма, оказывающих консультационные услуги, возможно выделить три группы:
Сотрудники компаний и ассоциаций, в обязанности которых входит планирование и решение организационных вопросов проведения корпоративных мероприятий.
Консалтинговые компании, специализирующиеся на организации мероприятий. На специалистов консалтинговых компаний возлагаются не только такие функции как выбор места проведения мероприятия, но и планирование проведения, координация различных организационных вопросов и пр.
Местные операторы, т.е. фирмы, обеспечивающие обслуживание и прием делегаций непосредственно в месте проведения конференции. Данные компании должны обладать достаточными возможностями для организации трансферов, бронирования гостиниц, проведения развлекательно-познавательных программ.
Предлагаемые автором подходы к организации конференции в случае обращения инициатора конференции к специализированному агентству, возможно представить следующим образом:
1. предварительный анализ возможности организации конференции в соответствии с требованиями и пожеланиями заказчика;
2. разработка концепции/программы конференции в зависимости от типа (формата) конференции, места проведения, бюджета, количества участников и т.д. в том случае, если это не определено заказчиком изначально;
3. логистика;
4. подготовка документации;
5. непосредственное проведение конференции;
6. осуществление обратной связи с клиентом.
Автор считает необходимым отметить важность логистического подхода, а именно обеспечение органичной взаимосвязи между различными звеньями формирования, продвижения и реализации туристского продукта, а также сквозного управления материальными и финансовыми потоками с помощью новейших информационных технологий.
В целом методы организации различных видов конференций возможно представить как:
1. Социально психологические методы. Например, организатор совещания оценивает обстоятельства, сопутствующие организации и проведению совещаний, характеризует лиц, принимающих решение о проведении мероприятия, численность и мотивацию потенциальных участников совещания. На основании этих данных определяются критерии выбора даты и места проведения совещания, разрабатываются сопутствующие ему социальные программы.
2. Административные методы. Они включают взаимодействие с конгрессными бюро, гостиницами, транспортными и туристскими агентствами, национальными комитетами, определение структуры и порядка работы совещания, подготовку рабочих документов и программ.
3. Экономические методы. Сюда относятся подготовка бюджета совещания, различных финансовых спецификаций и договоров с обслуживающими организациями, спонсорами и учредителями.
Сущность концепции логистики в туризме состоит в совершенствовании экономической (хозяйственной) деятельности организаций за счет интеграции и оптимизации процессов управления материальными (в том числе людскими) и связанными с ними финансовыми и информационными потоками.
Поскольку важнейшей особенностью туристского продукта является широкое участие людей в производственном процессе, то роли человеческого фактора следует уделить особое внимание. Исходя из определенных автором особенностей туристского продукта, характерной особенностью индустрии услуг, индустрии гостеприимства в особенности, является то, что потребитель, участвуя в производстве услуг, сталкивается непосредственно с культурной средой предприятия - производителя услуг.
Успех конференции во многом зависит от профессионального уровня ведущих конференций, т.е. их компетенции по рассматриваемым вопросам, ораторского искусства и способности передавать свои знания. Под ведущими автором понимаются референты, докладчики, эксперты, консультанты, т.е. специалисты, чья задача состоит в направлении, стимулировании прений, обсуждений, а также в поиске и выработке рекомендательных решений.
Преодолевая языковой барьер посредством письменного общения между автором документов и его публикой, переводчики, таким образом, обеспечивают нормальную и эффективную работу современного съезда.
Автор подчеркивает, что восприятие обслуживания может быть подготовлено или усилено путем использования реально осязаемых объектов, в частности состояния освещенности, температуры и влажности воздуха и тому подобных элементов окружающей среды, а также с помощью широкого набора неосязаемых элементов, таких как, например, внимательное отношение обслуживающего персонала. На восприятие влияют внешний вид гостиницы или конференц-зала, интерьер, отношение персонала, время ожидания лифта, запахи в холле, уровень и характер шумов в вечернее и ночное время и многое другое, что может привлечь внимание гостя и что нельзя заблаговременно включить в состав регламентируемых и контролируемых параметров качества предоставляемых услуг.
Автором выделяются следующие цели и задачи структур по продвижению рынка конгрессного туризма независимо от их юридической формы:
1) определение норм качества, которым должны отвечать принимающие службы и профессиональные организации, обслуживающие конференции;
2) оценка существующих возможностей национальной территории;
3) координация работы профессионалов;
4) обеспечение обмена информацией между всеми заинтересованными участниками данного сегмента рынка;
5) оказание бесплатной помощи организаторам совещаний в вопросах выбора мест и дат проведения конференций, церемонии открытия, проведения и закрытия, а также консультирование их по вопросам взаимодействия с местными властями.
Автором подчеркивается, что тщательное планирование развития туризма на всех уровнях является обязательным условием обеспечения его успешного развития и управления. Ввиду того, что туризм является довольно сложным видом деятельности, охватывающим различные отрасли экономики и слои общества, в России необходимо четкое планирование и организация туристской отрасли. Мировой опыт показывает, что успех развития туризма в решающей степени зависит от того, как воспринимается эта отрасль на правительственном уровне, насколько эффективно организовано ее управление и в какой степени она пользуется государственной поддержкой.
Финансовый план компании подробно описан в следующих разделах. По первоначальным оценкам на протяжении первых двух кварталов доходы компании будут расти медленно. Частично это объясняется малой осведомленностью потенциальных клиентов и сезонными факторами. Оценки дохода получены на основе информации, предоставленных статистическими агентствами. Компания «Прогресс М» имеет достаточно денежных средств, чтобы скомпенсировать трудности начального периода. Затем объемы продаж и доходы компании должны вырасти. Таким образом, приведенный финансовый план является консервативным, но вполне реалистичным.
7.1. Баланс
Баланс продемонстрирован в табл. 7.
Таблица 7. Баланс
Плановый баланс
Активы
2007 2008 2009 Изменение в значении
Денежные средства 475 000,00р. 500 000,00р. 600 000,00р. 125 000,00р.
Ценные бумаги 450 000,00р. 900 000,00р. 1 200 000,00р. 750 000,00р.
Дебиторская задолженность 490 000,00р. 500 000,00р. 550 000,00р. 60 000,00р.
Товарно-материальные запасы 800 000,00р. 900 000,00р. 1 000 000,00р. 200 000,00р.
Другие текущие активы 10 000,00р. 15 000,00р. 20 000,00р. 10 000,00р.
Общие текущие активы 2 225 000,00р. 2 815 000,00р. 3 370 000,00р.
Недвижимость и оборудование 100 000,00р. 120 000,00р. 150 000,00р. 50 000,00р.
Минус накопленные амортизационные отчисления 20 000,00р. 30 000,00р. 40 000,00р. 20 000,00р.
Чистая недвижимость и оборудование 80 000,00р. 90 000,00р. 110 000,00р. 30 000,00р.
Нематериальные активы 50 000,00р. 78 500,00р. 90 000,00р. 40 000,00р.
Другие активы 10 000,00р. 20 000,00р. 20 000,00р. 10 000,00р.
Общие активы 2 365 000,00р. 3 004 405,00р. 3 590 905,00р.
Обязательства и капитал акционеров
Краткосрочные обязательства 300 000,00р. 400 000,00р. 600 000,00р. 300 000,00р.
Кредиторская задолженность 200 000,00р. 300 000,00р. 400 000,00р. 200 000,00р.
Налог на прибыль к уплате 100 000,00р. 300 000,00р. 400 000,00р. 300 000,00р.
Начисленные расходы 100 000,00р. 120 000,00р. 150 000,00р. 50 000,00р.
Другие текущие обязательства 300 000,00р. 300 000,00р. 300 000,00р. 0,00р.
Общие текущие обязательства 1 000 000,00р. 1 420 000,00р. 1 850 000,00р.
Долгосрочные обязательства 500 000,00р. 500 000,00р. 500 000,00р. 0,00р.
Другие долгосрочные обязательства 100 000,00р. 100 000,00р. 100 000,00р. 0,00р.
Общие обязательства 1 600 000,00р. 600 000,00р. 600 000,00р.
Обычные акции 400 000,00р. 500 000,00р. 600 000,00р. 200 000,00р.
Займы 365 000,00р. 484 405,00р. 540 905,00р. 175 905,00р.
Общий капитал акционеров 765 000,00р. 984 405,00р. 1 140 905,00р. 375 905,00р.
Общие обязательства и капитал акционеров 2 365 000,00р. 3 004 405,00р. 3 590 905,00р. 1 225 905,00р.
Похожие рефераты:
- Предложение по организации конгрессионного туризма
Основным недостатком организации конференций в гостиницах является отсутствие офисов, пригодных для работы секретариата и других служб при проведении крупных съездов, однако гостиницы предл...- Особенности организации конгрессионного туризма
Индустрия путешествий получает все большее признание как сектор народного хозяйства, имеющий стратегическое значение для получения иностранной валюты, диверсификации экспортной базы...- Предложение по улучшению операционной деятельности
организации на основе бюджетирования
Совершенствование бюджетного цикла представляет собой непрерывный процесс. Если же рассматривать его только как ежегодное событие, которое необходимо завершить в кратчайшее время, а затем отложить ...- Предложение по совершенствованию методики кредитоспособности заемщика
В процессе комплексной оценки кредитоспособности заемщика кредитному аналитику следует обратить внимание на показатели, характеризующие структуру капитала заемщика..Необходимо оценить велич...- Спрос и предложение на рынке аренды торговых площадей
В России рост демонстрируют все три основные сегмента рынка недвижимости: жилой, офисной и торговой. Основными факторами является общий экономический рост, увеличение доходов корпораций, улучшение ...
|
Дипломные работы 
